Privacy verklaring

Wij vinden jullie privacy belangrijk. Daarom vertellen wij hieronder graag hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Als je na het lezen van onze privacy verklaring nog vragen hebt, horen wij dat graag.

Wij kunnen, als wij dat nodig vinden of vanwege wijzigingen in regelgeving, deze verklaring aanpassen. De meest actuele versie van de privacy verklaring is altijd beschikbaar op onze website https://bovo-aalten.nl/

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Volleybalvereniging BOVO (hierna “BOVO”), gevestigd aan Barnekampsdijk 2-a, 7122 NR te Aalten, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40121300, is verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in deze privacy verklaring.

Wanneer is deze privacy verklaring van toepassing?

Deze privacy verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die BOVO verwerkt van haar (aspirant)(voormalig) leden, vrijwilligers, het bestuur, bezoekers van de website en iedereen die is verbonden aan BOVO.

Wat zijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individu. Hierbij kun je denken aan je naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres. Ook gegevens zoals jouw burgerservicenummer (BSN), medische gegevens of jouw geloofsovertuiging zijn persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?

Als (aspirant)(voormalig) lid verstrek je, of heb je in het verleden aan ons verstrekt, de volgende gegevens: je naam en geslacht, je adres en contactgegevens, bankgegevens, je pasfoto, geboortedatum.

Tijdens de trainingen kan het voorkomen dat jij gegevens over je gezondheid deelt met je trainer of met je coach.

Ook kan je persoonsgegevens aan ons doorgeven om deel te nemen aan door BOVO georganiseerde activiteiten.

Welke gegevens verwerken wij van jou, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden deze bewaard?

Ledenadministratie

Zodra jij je hebt ingeschreven als lid bij BOVO, wordt je opgenomen in de ledenadministratie. Jouw persoonsgegevens worden onder andere gebruikt om je in het juiste team te kunnen plaatsen en om te bepalen of gezinskorting voor jou van toepassing is.

Voor de ledenadministratie gebruiken wij de volgende gegevens: je naam en geslacht, je adres en contactgegevens, je bankgegevens, geboortedatum. Als je jonger bent dan 16 jaar, registreren wij ook (contact)gegevens van jouw ouders.

Zolang je lid blijft van de vereniging, worden jouw gegevens bewaard. Zodra jij je uitschrijft bij de vereniging, worden alle gegevens waarvoor BOVO geen wettelijke bewaarverplichting heeft, verwijderd. Zodra de wettelijke bewaarverplichting is verstreken, worden de overige gegevens ook verwijderd.

Onderhouden contact

Vanuit BOVO willen wij jou op de hoogte kunnen houden van alles met betrekking tot jouw team, belangrijke ontwikkelingen binnen de vereniging of informatie over de wedstrijden. Daarvoor gebruiken wij naast jouw naam ook jouw contactgegevens, en indien nodig, de contactgegevens van jouw ouders.

Financiële administratie

BOVO registreert in haar financiële administratie alle geïncasseerde en aan haar betaalde contributies. Daarnaast voert BOVO een financiële administratie voor het kunnen onderhouden van de vereniging en alle daaraan verbonden financiële verplichtingen.

Voor de berekening en verwerking van de contributie worden de volgende persoonsgegevens gebruikt: je naam en adres, je bankgegevens, je geboortedatum en de persoonsgegevens van andere leden die ingeschreven zijn op hetzelfde adres.

Wij bewaren jouw gegevens in onze financiële administratie niet langer dan op basis van de wetgeving noodzakelijk, maar minimaal 7 jaar na afronding van het boekjaar of zoveel langer als dat wettelijk noodzakelijk is.

Website

Op de website maakt BOVO gebruik van foto’s en jouw naam. Voor het gebruik hiervan is toestemming gevraagd aan iedereen die op de foto staat, of als je jonger bent dan 16, van een van jouw ouders.

Bij het plaatsen van foto’s van wedstrijden wordt ook zo goed mogelijk rekening gehouden met de privacy wensen van iedereen die op de foto staat. Als je het idee hebt dat de foto onterecht is geplaatst, laat het ons weten.

Op de website hebben wij de diverse commissies en de contactgegevens van de commissies vermeld staan. Ook hiervoor hebben wij toestemming gevraagd aan de leden van de commissies.

Trainers- en scheidsrechter administratie

BOVO verwerkt naast de naam ook gegevens over de trainersdiploma’s van de trainers die aan BOVO verbonden zijn. Ook van iedereen binnen BOVO die als scheidsrechter bij een competitiewedstrijd mag fluiten is bij BOVO een aantekening geregistreerd.

Beachvolleybal

BOVO heeft drie beachvolleybalvelden die door de leden gebruikt kunnen worden en die verhuurd kunnen worden aan niet leden. Om te zorgen dat je gebruik kan maken van een van de velden, is het noodzakelijk om een veld te reserveren, en indien je geen lid bent van BOVO, de huur van het veld te incasseren.

De persoonsgegevens die BOVO hiervoor verwerkt zijn jouw naam, adres, contactgegevens en jouw bankgegevens.        Daarnaast wordt jouw naam in de reserveringskalender getoond. Op die manier willen wij voorkomen dat als je samen gaat beachvolleyballen, je onbedoeld meerdere velden reserveert.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

Nevobo (Nederlandse Volleybal Bond)

Zodra je wordt ingeschreven bij BOVO, wordt je inschrijving doorgegeven aan Nevobo en wordt een spelerspas aangemaakt. Met de spelerspas, waarop je naam, team en pasfoto staan, kan je deelnemen aan wedstrijden, toernooien en de competitie.

Nevobo is zelf verantwoordelijk voor haar eigen Privacy Beleid en de opslag, beveiliging en het voldoen aan de geldende privacy wetgeving voor wat betreft jouw persoonsgegevens. De privacy verklaring van Nevobo vindt u hier: https://www.nevobo.nl/privacy.

Dienstverleners

Wij schakelen externe dienstverleners in om ons te helpen met verschillende processen of diensten. Soms hebben zij daar persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert.

Met alle dienstverleners die wij inschakelen, sluiten wij een overeenkomst af, waarin wij afspreken wat zij met jouw gegevens mogen doen en hoe lang zij die mogen bewaren.

Het type werkzaamheden die onze externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn:

  • Het ondersteunen bij en de hosting en onderhoud van onze website;
  • Het ondersteunen bij advertentie- en marketingcampagnes;
  • Het leveren van financiële diensten;

Soms moeten wij persoonsgegevens doorgeven aan de overheid. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de belastingdienst. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens) toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

Waar slaan wij jouw gegevens op

Wij slaan jouw persoonsgegevens binnen Nederland op. Het zou kunnen voorkomen dat bepaalde gegevens die wij bij een externe dienstverlener opslaan, worden doorgegeven aan of opgeslagen op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer hiervan sprake is, zorgen wij dat dit gebeurt op een veilige en rechtmatige manier.

Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

Wij zorgen voor een passende beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij hebben organisatorische en technische maatregelen, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen, genomen.

Ook van de door ons ingeschakelde extern dienstverleners eisen wij dat zij een passend beveiligingsbeleid hanteren voor de beveiliging van jouw persoonsgegevens.

Welke rechten kun jij uitoefenen met betrekking tot jouw gegevens?

Je hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten je in dat verband kunt uitoefenen. In deze privacy verklaring hebben wij daarom uitgelegd welke gegevens wij van jou verzamelen en hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Je hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben. Ook heb jij het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om deze aan te laten vullen al ze onvolledig zijn.

Als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je ook bezwaar maken tegen die verwerking. Ook kun je ons vragen om jouw gegevens die wij van jou hebben ontvangen, in een machine-leesbaar formaat aan jou of een door jou aangewezen partij te verstrekken.

Je hebt het recht om, in bepaalde gevallen, beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren, maar niet gebruiken.

Je kunt ons verzoeken om alle gegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Wanneer je een verzoek indient, zullen wij gegevens verwijderen die tot jou herleidbaar zijn, behalve die gegevens die wij op basis van de wet moeten bewaren.

Als je niet tevreden bent over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan, kun je een klacht bij ons indienen. Wij lossen dit dan graag met jou op. Als wij samen niet tot een oplossing komen, kun je jouw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

Wij doen er alles aan om een datalek te voorkomen en verwachten dit ook van iedereen die verbonden is aan BOVO. Toch kan het een keer gebeuren dat je te maken hebt met een datalek.

Een paar voorbeelden van datalekken zijn:

  • Een e-mail verstuurd aan iemand anders dan je eigenlijk bedoeld had en in de e-mail staan persoonsgegevens;
  • Een brief van ons die geopend wordt ontvangen en de ontvanger heeft zich daarover gemeld;
  • Een hack waardoor persoonsgegevens zijn gestolen of niet meer toegankelijk zijn;
  • Papieren met daarop persoonsgegevens zijn bij het oud papier gezet of achtergelaten op de trainingslocatie;
  • Apparatuur met daarop persoonsgegevens (bijvoorbeeld telefoons, computers, netwerkprinters) die niet volledig zijn gewist voor verwijderen.

Als je weet (of het vermoeden hebt) dat er een datalek is geweest, dan meldt je dit direct bij het bestuur van BOVO.

Vragen?

Als je nog vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons. Wij reageren altijd zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken.

Bestuur BOVO

Deze privacy verklaring is voor het laatst aangepast op 7 januari 2019 en is tevens beschikbaar als PDF document.